Kegiatan Penyelamatan Arsip Vital di Biro Administrasi Pengadaan dan Pengelolaan Barang Milik Daerah Setda Provinsi Sumatera Barat.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat melaksanakan kegiatan penyelamatan arsip vital di Biro Administrasi Pengadaan dan Pengelolaan Barang Milik Daerah Setda Provinsi Sumatera Barat. Kegiatan ini merupakan kegiatan untuk dapat menyelamatkan arsip vital yang salah satunya perlu diperhatikan keberadaanya yaitu arsip vital. Arsip yang harus mendapatkan perhatian khusus dari semua pihak tingkat provinsi bagi keberadaan sertifikat tanah milik Provinsi Sumatera Barat.

Dalam kesempatan ini Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi, Wardarusmen, SE, MM menyampaikan bahwa keberadaan sertifikat tanah yang disimpan pada Biro Administrasi Pengadaan dan Pengelolaan Barang Milik Daerah Setda Provinsi Sumatera Barat perlu adanya perhatian khusus bagi Pemerintah Daerah Provinsi. Untuk itu Dinas Kearsipan dan Perpustakaan melaksanakan kegiatan dimaksud. kita tahu bahwa sertifikat tanah yang dibuat hanya satu kali jika hilang atau tidak tahu keberadaannya maka aset milik Pemda Provinsi ini akan hilang dan berstatus kepemilikannya mungkin akan berubah pula. untuk itu Dinas Kearsipan dan Perpustakaan segera menyelamatkannya dengan mengalihmediakan sertifikat tanah tersebut ke bentuk elektronik. kegiatan ini dilakukan oleh para arsiparis Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.

Dengan mengalihmediakan arsip tersebut nantinya akan terbackup oleh Pemda Provinsi Sumatera barat melaui Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dan Biro Administrasi Pengadaan dan Pengelolaan Barang Milik Daerah Setda Provinsi Sumatera Barat dari bencana. Dalam penyimpanan hasil alihmedia disimpan oelh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dan fisik dari sertifikat tanah tersebut tetap disimpan di Biro Administrasi Pengadaan dan Pengelolaan Barang Milik Daerah Setda Provinsi Sumatera Barat. Dalam hal peminjaman sertifikat tanah tersebut masih menjadi hak akses dan tanggung jawabnya penggunaannya pada Biro Administrasi Pengadaan dan Pengelolaan Barang Milik Daerah Setda Provinsi Sumatera Barat.

Kegiatan ini sudah diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2019 tentang Kearsipan pasal 56 ayat 2 menyatakan perlu adanya perlindungan dan pengamanan terhadap arsip vital. perlindungan dan pengamanan terhadap arsip vital tersebut dapat melalui dengan membuat backup dengan cara mengalihmediakan arsip dari arsip berbentuk kertas ke bentuk elektronik.